Một số vấn đề cần rút kinh nghiệm sau đợt thanh tra chuyên ngành trong lĩnh vực công chứng tại TP Hà Nội

Trong các lĩnh vực thanh tra chuyên ngành thì thanh tra trong lĩnh vực công chứng là tương đối khó khăn và phức tạp vì giao dịch, hợp đồng, thỏa thuận dân sự là phổ biến nhưng rất đa dạng phong phú, phức tạp trong xã hội và liên quan đến rất nhiều các văn bản pháp luật khác nhau, điều chỉnh các hành vi và các mối quan hệ khác nhau...Không thể hy vọng trong một bài viết, một cuộc thanh tra sẽ nói lên đầy đủ những nội dung trên. Tác giả hy vọng bạn đọc sẽ rút ra được một số vấn đề góc cạnh từ bài viết này.

Thực hiện Quyết định số 4111/QĐ-BTP ngày 30/12/2009 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc phê duyệt Kế hoạch công tác thanh tra năm 2010, Chánh thanh tra Bộ đã ban hành Quyết định số 05/QĐ-TTR ngày 15/4/2010 thành lập Đoàn thanh tra chuyên ngành trong lĩnh vực công chứng tại thành phố Hà Nội và Quyết định số 07/QĐ-TTR ngày 23/4/2010 bổ sung thành viên Đoàn thanh tra, theo đó, Đoàn Thanh tra sẽ do Thanh tra Bộ Tư pháp chủ trì với sự phối hợp của Vụ Bổ trợ Tư pháp và Sở Tư pháp thành phố Hà Nội, thời hạn thanh tra là 30 ngày làm việc (không kể ngày nghỉ, ngày lễ).

Thực hiện các Quyết định nêu trên, trong khoảng thời gian từ ngày 24/4/2010 đến ngày 09/6/2010 (30 ngày làm việc), Đoàn đã tiến hành thanh tra 20 Tổ chức hành nghề công chứng (bao gồm 8 Phòng công chứng và 11 Văn phòng công chứng, riêng Phòng Công chứng số 3 mặc dù đã có lịch thanh tra nhưng do thời gian chuyển trụ sở làm việc của Phòng trùng với thời gian thanh tra nên Đoàn đã tạm dừng tiến hành thanh tra). Trong quá trình thanh tra, xét thấy để có thể đánh giá tổng thể về tổ chức và hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn Thành phố, Đoàn Thanh tra cần phải tiến hành thanh tra toàn bộ các tổ chức hành nghề công chứng, nên Trưởng Đoàn thanh tra đã đề nghị Chánh Thanh tra gia hạn thời hạn thanh tra và ngày 24/5/2010, Chánh Thanh tra Bộ đã ban hành Quyết định số 11/QĐ-TTR gia hạn thời hạn thanh tra thêm 30 ngày làm việc.

Trên cơ sở Quyết định này, Đoàn thanh tra dự kiến sẽ tiến hành thanh tra toàn bộ các Tổ chức hành nghề công chứng còn lại, trừ Văn Phòng công chứng Việt Tín. Tuy nhiên, thực hiện chương trình công tác tư pháp năm 2010 và sự chỉ đạo của UBND thành phố Hà Nội v/v rà soát báo cáo tình hình hoạt động và công tác quản lý nhà nước đối với các Văn phòng công chứng trên địa bàn Thành phố tại Văn bản số 2626/UBND-NC ngày 16/4/2010, Sở Tư pháp thành phố dự kiến sẽ tiến hành thanh tra 14 Văn phòng công chứng vào tháng 6 năm 2010. Do vậy, ngày 31/5/2010, Sở Tư pháp Hà Nội đã có văn bản số 796/STP-BTTP, đề nghị Thanh tra Bộ xem xét, điều chỉnh Kế hoạch thanh tra. Xét thấy đề nghị trên của Sở Tư pháp Hà Nội là chính đáng và để tránh sự chồng chéo trong công tác thanh tra, ngày 08/6/2010, Chánh Thanh tra Bộ đã ban hành Quyết định số 13/QĐ-TTR thu hồi Quyết định ra hạn thời hạn thanh tra. Do vậy, cho đến nay Đoàn thanh tra công tác công chứng tại thành phố Hà Nội đã kết thúc thanh tra tại địa phương và đang tiến hành chuẩn bị báo cáo kết quả thanh tra.

Sau khi tổng hợp các tài liệu, chứng cứ thanh tra, tác giả xin khái quát kết quả thanh tra chuyên ngành trong lĩnh vực công chứng tại thành phố Hà Nội như sau:

I. VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRONG LĨNH VỰC CÔNG CHỨNG TẠI HÀ NỘI

Thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước trong lĩnh vực công chứng, Sở Tư pháp thành phố Hà Nội đã thực hiện các công việc sau:

- Tham mưu cho UBND Thành phố ban hành Quyết định phân định thẩm quyền công chứng các hợp đồng, giao dịch trên địa bàn thành phố Hà Nội;

- Hoàn thành dự thảo Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại thành phố Hà Nội năm 2008; Trình UBND Thành phố phê duyệt Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng năm 2009 và xây dựng xong dự thảo Đề án thành lập Hiệp hội các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố Hà Nội.

- Xây dựng quy trình thủ tục hành chính trong lĩnh vực cấp đăng ký hoạt động cho các Văn phòng công chứng trên đại bàn thành phố Hà Nội.

- Tiếp nhận, xem xét, thẩm định hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng; trình UBND Thành phố ký Quyết định cho phép thành lập và cấp đăng ký hoạt động cho 42 Văn phòng công chứng;

- Hướng dẫn các Văn phòng công chứng các thủ tục thực hiện việc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp từ Doanh nghiệp tư nhân sang loại hình Công ty hợp danh;

- Tổ chức 01 lớp tập huấn nghiệp vụ công chứng và các nghiệp vụ văn phòng có liên quan đến hoạt động công chứng cho gần 200 cán bộ, nhân viên của 42 Văn phòng công chứng;

- Tổ chức hội thảo về công tác quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng trên địa bàn thành phố Hà Nội;

- Xây dựng Kế hoạch tiến hành kiểm tra định kỳ và đột xuất công tác tổ chức và hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng;

- Tổ chức công tác giao ban hoạt động công chứng giữa các tổ chức hành nghề công chứng;

- Tổng hợp, báo cáo định kỳ về công tác quản lý hoạt động công chứng trên địa bàn thành phố Hà Nội.

Ngoài ra, Sở Tư pháp Hà Nội còn tham gia góp ý các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến lĩnh vực công chứng khi có yêu cầu.

II. KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Theo báo cáo của Sở Tư pháp và báo cáo của các tổ chức hành nghề công chứng tại Hà Nội, tính đến thời điểm thanh tra trên địa bàn Thành phố có 51 tổ chức hành nghề công chứng (bao gồm 9 Phòng Công chứng và 42 Văn phòng công chứng) được thành lập và cấp phép hoạt động, trong đó có 50 Tổ chức đang hoạt động và 01 Tổ chức tạm thời ngừng hoạt động (Văn phòng Công chứng Việt Tín). Tuy nhiên, cho đến nay Đoàn Thanh tra mới nhận được báo cáo của 48 Tổ chức hành nghề công chứng (Văn phòng công chứng Lạc Việt, Công Minh không có báo cáo). Khái quát tình hình tổ chức và hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng như sau:

- Về thành lập:

+ Đối với các Phòng công chứng: Từ năm 1992 đến năm 2007, Hà Nội có 06 Phòng công chứng được thành lập. Thực hiện Nghị quyết số 15/NQ-QH12 của Quốc hội khóa 12 về mở rộng địa giới hành chính của Hà Nội và một số tỉnh có liên quan, Hà Nội tiếp nhận thêm 02 Phòng Công chứng của Hà Tây và 01 Phòng Công chứng của Vĩnh Phúc nâng tổng số Phòng Công chứng của Hà Nội lên 09 Phòng Công chứng.

+ Đối với các Văn phòng công chứng:

Triển khai, thực hiện Luật Công chứng năm 2006, năm 2008, Hà Nội đã thành lập 29 Văn phòng công chứng và năm 2009 thành lập thêm 10 Văn phòng. Cho đến nay, Hà Nội có 42 Văn phòng công chứng được cấp phép hoạt động. Trong đó, có có 14 Văn phòng được thành lập theo mô hình Công ty hợp danh và 28 Văn phòng thành lập theo mô hình Doanh nghiệp tư nhân

- Về tổ chức:

Tính đến thời điểm 31/3/2010, các tổ chức hành nghề công chứng tại Hà Nội có 107 Công chứng viên và 559 nhân viên đang làm việc, trong đó, các Phòng công chứng có 45 Công chứng viên và 119 nhân viên; các Văn phòng công chứng có 62 Công chứng viên (bao gồm: 03 Công chứng viên chuyển từ Thẩm phán sang; 13 Công chứng viên chuyển từ Kiểm sát viên; 32 Công chứng viên chuyển từ Luật sư; 04 Công chứng viên chuyển từ các tỉnh về Hà Nội; 09 Công chứng viên chuyển từ Công chứng viên và nhân viên các Phòng Công chứng và 01 Công chứng viên thuộc các trường hợp khác).

  - Về hoạt động:

Từ năm 2007 đến 31/3/2010, 48 tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn Thành phố đã công chứng được 308.684 việc. Số liệu cụ thể được thể hiện chi tiết theo bảng dưới đây:

- Về cơ sở vật chất: Kể từ khi được thành lập đến nay, các Tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố đã không ngừng được hoàn thiện về cơ sở vật chất. Đa số các Tổ chức có trụ sở khang trang, với trang thiết bị hiện đại, đáp ứng được cơ bản yêu cầu của người yêu cầu công chứng. Bên cạnh đó, một số tổ chức hành nghề công chứng trụ sở làm việc còn chật chội, chưa tách bạch giữa văn phòng công chứng và tổ chức hành nghề luật sư nên chưa đáp ứng được đầy đủ nhu cầu của người yêu cầu công chứng.

II. KẾT QUẢ THANH TRA 19 TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

  1. Về tổ chức hành nghề công chứng

Thực hiện các quy định của Luật Công chứng năm 2006 và Nghị định số 02/NĐ-CP ngày 04/01/2008 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Luật Công chứng. Các Tổ chức hành nghề công chứng đã chấp hành tương đối đầy đủ nghĩa vụ của Tổ chức hành nghề công chứng. Cụ thể: Sau khi có Quyết định cho phép thành lập và được cấp giấy phép hoạt động, các Văn phòng công chứng được thanh tra đã tiến hành đăng báo nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng theo đúng quy định tại Điều 30 Luật Công chứng. Hầu hết các Tổ chức hành nghề công chứng đều niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng; Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước; Chấp hành các quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê; Chấp hành các yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, thanh tra, kiểm tra; lưu trữ hồ sơ công chứng...

Tuy nhiên, vẫn còn tổ chức chưa thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của Tổ chức hành nghề công chứng. Cụ thể:

Tại thời điểm thanh tra, Văn phòng công chứng Thăng Long đã không niêm yết thù lao công chứng, Đoàn thanh tra đã tiến hành lập biên bản vi phạm hành chính và trình Phó Chánh Thanh tra ra Quyết định xử phạt.

Mặt khác, trong tổng số 12 Văn phòng công chứng được thanh tra, mới có 05 Văn phòng công chứng (Thăng Long, Tuệ Tĩnh, Hồ Gươm, Nguyễn Tú, Thái Hà) thực hiện việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình.

2. Về nghiệp vụ công chứng

Qua thanh tra cho thấy, về cơ bản các tổ chức hành nghề công chứng đã tuân thủ các quy định của pháp luật trong việc thực hiện nghiệp vụ công chứng. Hầu hết các hợp đồng, giao dịch được công chứng viên thực hiện theo đúng trình tự thủ tục công chứng và xem xét đầy đủ căn cứ pháp lý trước khi ký. Rất ít hợp đồng giao dịch vi phạm pháp luật đến mức phải hủy. Bên cạnh đó, việc chấp hành các quy định của pháp luật về công chứng của các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố Hà Nội vẫn còn tồn tại nhiều thiếu sót, vi phạm. Kết quả cụ thể được thể hiện sau đây:

2.1. Về lời chứng của công chứng viên

- Tại Điều 5 Luật Công chứng quy định: Lời chứng của công chứng viên phải ghi rõ thời gian, địa điểm công chứng, họ, tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng; chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện, có năng lực hành vi dân sự, mục đích, nội dung của hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch là có thật, chữ ký trong hợp đồng, giao dịch là đúng chữ ký của người tham gia hợp đồng, giao dịch; có chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.

- Tuy nhiên, trên thực tế hầu hết các tổ chức hành nghề công chứng được thanh tra đều thực hiện chưa đúng quy định của điều luật này, cụ thể:

Hầu hết lời chứng của công chứng viên Văn phòng công chứng Thái Hà, Tuệ Tĩnh, Hồ Gươm, Nguyễn Tú, Kinh Đô, Vạn Xuân, Thăng Long; Phòng Công chứng số 6, số 7, số 8, số 9 vẫn sử dụng cụm từ “nội dung của hợp đồng, giao dịch phù hợp với pháp luật, đạo đức xã hội”.

Một số lời chứng của công chứng viên Phòng công chứng số 1 thiếu ngày, tháng; thiếu cụm từ “không trái đạo đức xã hội”;

Một số lời chứng của công chứng viên Phòng Công chứng số 6, số 7 thiếu tên của công chứng viên.

Một số lời chứng của Phòng Công chứng số 1, số 4, số 6, số 7; Văn phòng công chứng Kinh Đô, Vạn Xuân lời chứng mẫu thuẫn với hợp đồng giao dịch như: địa điểm tài sản giao dịch không khớp; hợp đồng thuê trụ sở đặt biển quảng cáo nhưng lời chứng lại chứng nhận hợp đồng chuyển nhượng.

- Với các sai phạm trên, Đoàn Thanh tra cho rằng nguyên nhân chính là do kỹ năng hành nghề chưa cao nên có nhiều sai sót về mặt kỹ thuật nêu trên. Đoàn Thanh tra đã yêu cầu các Tổ chức hành nghề công chứng có vi phạm nghiêm túc kiểm điểm, rút kinh nghiệm và kịp thời chấn chỉnh, khắc phục.

2.2. Về lưu trữ hồ sơ công chứng

Hồ sơ công chứng của các tổ chức hành nghề công chứng đều lưu trữ tương đối đầy đủ các văn bản và giấy tờ cần thiết. Hồ sơ được đánh số theo đúng thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong sổ công chứng.

Việc lưu trữ hồ sơ công chứng về cơ bản đáp ứng được yêu cầu của quản lý. Đặc biệt, Phòng Công chứng số 1, số 2; Văn phòng công chứng Thăng Long; Tuệ Tĩnh; Nguyễn Tú… việc lưu trữ hồ sơ được thực hiện một cách khoa học. Cụ thể: Các hồ sơ đều được đánh bút lục, có danh mục hồ sơ lưu, việc sắp xếp hồ sơ khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu.

Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn một số tổ chức hành nghề công chứng thực hiện chưa tốt quy định của pháp luật về lưu trữ hồ sơ. Cụ thể:

Hồ sơ công chứng của Phòng công chứng số 5, số 6, số 9; Văn phòng công chứng Kinh Đô; Vạn Xuân không có danh mục hồ sơ, cá biệt hồ sơ công chứng của Văn phòng công chứng Đống Đa không được đánh số trang không có danh mục hồ sơ và không có ký duyệt của người có thẩm quyền đã được đưa vào lưu trữ.

Một số hồ sơ công chứng của Phòng công chứng số 7, số 9 được lưu gộp nhiều hồ sơ.

2.3. Về sổ công chứng

Sổ công chứng của một số tổ chức hành nghề công chứng vẫn còn tình trạng trống số, trùng số. Thậm chí, Văn phòng công chứng Đống Đa một số hồ sơ công chứng không được vào số; Văn phòng công chứng Nguyễn Tú Sổ công chứng nhàu nát, ghi chép cẩu thả, bị tẩy xóa nhiều. Việc ghi tóm tắt nội dung hợp đồng, giao dịch ở một số tổ chức hành nghề công chứng còn sơ sài, không phản ánh được hết nội dung hợp đồng, giao dịch. Tuy nhiên, hiện nay, vẫn chưa có quy định nào hướng dẫn chi tiết việc ghi sổ công chứng và cũng không có mẫu sổ thống nhất.

2.4. Về thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch:

Qua thanh tra cho thấy tất cả các Tổ chức hành nghề công chứng đều vi phạm các quy định của pháp luật về thủ tục công chứng. Mặc dù số lượng các hồ sơ vi phạm không phải là quá nhiều. Nhưng hầu như quy định nào cũng có hành vi vi phạm. Cụ thể:

2.4.1. Về hồ sơ công chứng

Theo quy định tại khoản 1 Điều 35 Luật Công chứng, khi yêu cầu công chứng, người yêu cầu công chứng phải nộp một bộ hồ sơ yêu cầu công chứng, gồm các giấy tờ sau: Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch theo mẫu; Dự thảo hợp đồng, giao dịch; Bản sao giấy tờ tuỳ thân; Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.

Tuy nhiên, qua thanh tra cho thấy nhiều hồ sơ công chứng không có đầy đủ các loại giấy tờ nêu trên. Cụ thể:

- Về phiếu yêu cầu công chứng: Một số hồ sơ công chứng của Phòng Công chứng số 8; Văn phòng công chứng Thăng Long, Đống Đa không có phiếu yêu cầu công chứng vi phạm điểm a khoản 1 Điều 35 Luật công chứng. Tuy số lượng các hồ sơ vi phạm không nhiều nhưng việc làm này cần phải được chấn chỉnh kịp thời.

Mặt khác, Đoàn thanh tra cũng phát hiện thấy việc sử dụng mẫu phiếu yêu cầu công chứng của các tổ chức hành nghề công chứng không thống nhất và có Tổ chức mặc dù đề ra mẫu nhưng không ghi đầy đủ các thông tin có trong mẫu. Tuy vậy, Đoàn thanh tra cũng không có cơ sở để kết luận việc làm này của các Tổ chức hành nghề công chứng có vi phạm pháp luật hay không. Bởi mặc dù tại điểm a, khoản 1, điều 35 Luật Công chứng quy định Phiếu yêu cầu công chứng phải theo mẫu, song cho đến nay, vẫn chưa có văn bản nào quy định về mẫu phiếu yêu cầu công chứng.

- Về bản sao giấy tờ tùy thân

Một số hồ sơ công chứng của Phòng Công chứng số 4, số 7, số 8, số 9; Văn phòng công chứng Đống Đa, Hoàng Cầu, Thái Hà thiếu chứng minh thư nhân dân của các bên tham gia giao dịch;

Một số hồ sơ của Phòng công chứng số 1, số 2, số 4, số 6, số 7, số 8; Văn phòng công chứng Đống Đa; Hoàng Cầu; Hồ Gươm; Vạn Xuân không lưu chứng minh thư nhân dân của cán bộ ngân hàng được ủy quyền tham gia ký kết hợp đồng thế chấp tài sản trong trường hợp được ủy quyền theo vụ việc.

Tình trạng công chứng viên cho phép các bên tham gia giao dịch sử dụng chứng minh thư nhân dân quá hạn diễn ra ở hầu hết các Phòng công chứng và Văn phòng công chứng.

Việc công chứng viên của các Tổ chức hành nghề công chứng dễ dãi trong việc tiếp nhận hồ sơ công chứng khi không có đầy đủ giấy tờ tùy thân rất dễ gây nên tranh chấp và thực tế tại Phòng công chứng số 5 việc công chứng viên cho phép các bên tham gia giao dịch sử dụng chính minh thư nhân dân photo và xác nhận của chính quyền địa phương đã dẫn đến việc một bên tham gia giao dịch giả mạo giấy tờ và hiện nay, cơ quan điều tra đang tiến hành khởi tố công chứng viên vì thiếu trách nhiệm gây hậu quả nghiêm trọng. Do vậy, Đoàn thanh tra đã yêu cầu các Tổ chức hành nghề công chứng có vi phạm chấm dứt ngay hành vi vi phạm và kịp thời khắc phục nhằm tránh những hậu quả đáng tiếc xảy ra.

Hiện nay, đã có một số Tổ chức hành nghề công chứng gửi báo cáo kết quả khắc phục cho Thanh tra Bộ. Theo báo cáo, hầu hết các hồ sơ vi phạm đã được khắc phục, các tổ chức hành nghề công chứng đã được thanh tra hoặc chưa được thanh tra đã tự chấn chỉnh các sai sót và tự khắc phục các hậu quả. (Vì các sai phạm phổ biến của các tổ chức hành nghề công chứng được Đoàn Thanh tra nhắc nhở đã được các tổ chức hành nghề công chứng chưa được thanh tra tự điều chỉnh, khắc phục – Đây là tác dụng rõ rệt của công tác thanh tra)

- Về bản sao các giấy tờ có liên quan đến hợp đồng, giao dịch

Theo quy định tại điểm d, đ khoản 1 Điều 35 Luật Công chứng, khi yêu cầu công chứng, người yêu cầu công chứng phải nộp bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng, trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó và bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có. Tuy nhiên, qua thanh tra cho thấy:

 Một số hồ sơ của Phòng công chứng số 1, số 4, số 5, số 6, số 7, số 9; Văn phòng công chứng Tràng An, Đống Đa, Hoàng Cầu, Kinh Đô, Vạn Xuân thiếu biên bản họp hội đồng thành viên trong trường hợp người ký hợp đồng, giao dịch đại diện cho một pháp nhân có từ hai thành viên trở lên.

Một số hồ sơ của Phòng công chứng số 7 thiếu bản sao biên bản định giá tài sản trong khi hợp đồng ghi biên bản định giá tài sản là một phần không thể tách rời của hợp đồng; Một hồ sơ của phòng công chứng số 9, biên bản định giá có sau khi ký hợp đồng giao dịch và thậm chí tại Văn phòng công chứng Hoàng Cầu, biên bản định giá tài sản còn có trước khi có giấy chứng nhận quyền sử dụng tài sản được định giá.

Cá biệt, tại Phòng công chứng số 5 và số 9 vẫn còn tình trạng hồ sơ thiếu bản sao hợp đồng, giao dịch làm phát sinh quyền của người giao kết hợp đồng (hợp đồng ủy quyền).

Hồ sơ số 805/2010 của Phòng công chứng số 4 thông báo việc khai nhận di sản thừa kế được lập trước khi có yêu cầu của người yêu cầu công chứng.

Một số hồ sơ của Phòng công chứng số 2, số 5, số 6, số 7, số 8, số 9 thiếu bản sao giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để chứng minh quyền sở hữu, sử dụng tài sản.

Một số hồ sơ công chứng của Phòng Công chứng số 4, số 8; Văn phòng công chứng Tràng An, Thái Hà, Hoàng Cầu, Nguyễn Tú thiếu bản sao sổ hộ khẩu, bản sao giấy chứng nhận kết hôn, hoặc giấy chứng tử để xác định tình trạng hôn nhân hoặc thành viên hộ gia đình.

Việc xác nhận tình trạng hôn nhân ở một số hồ sơ của Phòng công chứng số 1, số 2, số 6 và Văn phòng công chứng Tràng An thiếu chặt chẽ chỉ xác nhận một giai đoạn. Về vấn đề này, theo giải trình của một số tổ chức hành nghề công chứng, họ đã vận dụng hướng dẫn việc xác nhận tình trạng hôn nhân của Vụ Hành chính tư pháp tại Công văn số 3834/BTP-HCTP ngày 10/9/2007. Tuy nhiên, qua trao đổi giữa Đoàn thanh tra và Vụ Hành chính tư pháp thì Công văn trên chỉ hưóng dẫn việc xác nhận tình trạng hôn nhân đối với trường hợp làm thủ tục đăng ký kết hôn còn các việc khác Vụ không có hướng dẫn. Do vậy, để đảm bảo sự thuận tiện công dân có nhu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân và tạo sự thuận tiện cho các tổ chức khi giải quyết các công việc liên quan đến giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, cần phải có những hướng dẫn cụ thể, chi tiết về việc xác nhận tình trạng hôn nhân.

Qua thanh tra cho thấy, có một số trường hợp công chứng viên đã “cho nợ” chứng minh thư, hộ khẩu, giấy đăng ký kết hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, biên bản họp các thành viên công ty…Đoàn Thanh tra đã yêu cầu chấm dứt ngay hành vi sai phạm này và Công chứng viên cần phải kiên quyết khi đã nộp đủ các thủ tục, căn cứ pháp lý để chứng minh nhân thân, tài sản thì công chứng viên mới được công chứng hợp đồng giao dịch.

2.4.2. Về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng và kiểm tra hồ sơ công chứng:

Đối với hợp đồng giao dịch, đã được soạn thảo sẵn: Theo quy định tại khoản 3 Điều 35 Luật Công chứng, công chứng viên có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ có trong hồ sơ công chứng. Khi thấy hồ sơ đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý, ghi vào sổ công chứng.

Đối với hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng: Theo quy định tại khoản 2 Điều 36, ngoài việc thực hiện các quy định trên, công chứng viên còn có trách nhiệm soạn thảo hợp đồng, giao dịch, trong trường hợp nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội.

Tuy nhiên, hiện nay hầu hết việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, ghi sổ công chứng đều do chuyên viên, cán bộ pháp lý, cá biệt có trường hợp do cán bộ ngân hàng thực hiện.

Việc làm này tuy không phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành. Nhưng thực tế cho thấy với số lượng các hợp đồng, giao dịch và số lượng công chứng viên như hiện nay để đáp ứng được yêu cầu của cá nhân, tổ chức có nhu cầu công chứng thì việc để chuyên viên hoặc cán bộ pháp lý thực hiện việc ghi sổ và soạn thảo hợp đồng giao dịch theo yêu cầu của công chứng viên là hợp lý. Hơn nữa, việc làm này không làm ảnh hưởng đến tính an toàn pháp lý của hợp đồng, giao dịch. Do vậy, trong thời gian tới quy định này cần phải được sửa đổi cho phù hợp.

2.4.3. Về thẩm quyền công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản:

Hầu hết các hợp đồng, giao dịch về bất động sản được các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện đúng thẩm quyền công chứng được quy định tại Điều 37 Luật Công chứng. Tuy nhiên, qua thanh tra đã phát hiện 01 hồ sơ  của Phòng Công chứng số 9 đã vi phạm thẩm quyền công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản (hồ sơ 1320/2009/HĐTC, tài sản được thế chấp ở Bắc Ninh). Đoàn Thanh tra đã yêu cầu công chứng viên của Phòng phải tiến hành các thủ tục cần thiết để hủy ngay hợp đồng.

2.4.4.       Về thời hạn công chứng

Qua thanh tra không phát hiện thấy tổ chức hành nghề công chứng nào vi phạm về thời hạn công chứng. Các hợp đồng, giao dịch đều được các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện một cách nhanh chóng, thuận tiện đáp ứng được cơ bản yêu cầu của người yêu cầu công chứng.

2.4.5. Về địa điểm công chứng

Theo quy định tại Điều 39 Luật Công chứng, việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ các trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.

Thực tế thanh tra cho thấy, số lượng các vụ việc công chứng ngoài trụ sở khá nhiều. Ngoài các lý do người yêu cầu công chứng ốm, già yếu thì nhiều hồ sơ yêu cầu công chứng ngoài trụ sở còn có lý do bận công tác, để bảo quản giấy tờ, tài liệu gốc…; Thậm chí một số hồ sơ của Phòng công chứng số 7, Văn phòng công chứng Thăng Long công chứng viên còn thực hiện việc yêu cầu công chứng ngoài trụ sở mà không có lý do. Đoàn Thanh tra đã nhắc nhở các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện nghiêm túc quy định của pháp luật về công chứng ngoài trụ sở. Đồng thời, tiến hành lập biên bản và đề nghị Chánh Thanh tra Bộ ra Quyết định xử phạt vi phạm hành chính đối với Văn phòng công chứng Thăng Long.

2.4.6. Về ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng

Theo quy định tại khoản 6 điều 35 Luật Công chứng và Điều 41 Luật Công chứng thì các bên tham gia giao dịch và công chứng viên phải ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch và các bên tham gia giao dịch phải ký trước mặt công chứng viên. Việc điểm chỉ được thay thế việc ký trong văn bản công chứng khi người yêu cầu công chứng, người làm chứng không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký. Việc điểm chỉ cũng có thể được thực hiện đồng thời với việc ký trong các trường hợp công chứng di chúc, theo đề nghị của người yêu cầu công chứng và khi công chứng viên thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu công chứng.

Thực tế cho thấy đa số các hợp đồng, giao dịch đã được thực hiện theo đúng quy định trên. Tuy nhiên, vẫn còn một số hợp đồng, giao dịch của một số tổ chức hành nghề công chứng thực hiện chưa đúng. Cụ thể:

- Một hợp đồng, giao dịch thiếu chữ ký của các bên tham gia giao dịch như:

Một số hợp đồng thế chấp tài sản của Phòng công chứng số 1, số 7, số 9; Văn phòng công chứng Thăng Long, Thái Hà, Tuệ Tĩnh, Hồ Gươm, Nguyễn Tú, Kinh Đô, Tràng An thiếu chữ ký của đại diện ngân hàng vào từng trang của hợp đồng, thậm chí hồ sơ công chứng số 1402 /2009 của Văn phòng công chứng Tràng An không có dấu của ngân hàng.

Một số hợp đồng, giao dịch của Phòng công chứng số 2, số 5, số 6, số 7, số 9; Văn phòng công chứng Thái Hà và Tuệ Tĩnh thiếu chữ ký của thành viên hộ gia đình trong trường hợp đối tượng của hợp đồng, giao dịch là tài sản của hộ gia đình.

Một số hợp đồng, giao dịch của Phòng công chứng số 7, văn phòng công chứng Tuệ Tĩnh thiếu chữ ký của một bên vợ hoặc chồng trong trường hợp đối tượng của hợp đồng, giao dịch là tài sản chung của vợ chồng.

Thậm chí có hợp đồng còn thiếu chữ ký của công chứng viên như hồ sơ số 15716/2009 của Phòng công chứng số 1 thiếu chữ ký của công chứng viên vào trang cuối của hợp đồng; hồ sơ số 1239/2009 của Văn phòng công chứng Tràng An có dấu nhưng không có chữ ký của Công chứng viên; Hồ sơ số 1029/2009 của Văn phòng công chứng Kinh Đô thiếu chữ ký của công chứng viên vào từng trang của hợp đồng

- Vẫn còn tình trạng các bên tham gia hợp đồng, giao dịch không ký trước mặt công chứng viên, nhất là trong trường hợp hợp đồng, giao dịch được ký ngoài trụ sở.

Từ sau khi có vụ việc vi phạm tại Văn phòng công chứng Việt Tín nhiều tổ chức hành nghề công chứng đã yêu cầu các bên tham gia hợp đồng, giao dịch thực hiện việc điểm chỉ đồng thời với việc ký vào hợp đồng, giao dịch. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng nhận được sự đồng thuận của người tham gia hợp đồng, giao dịch. Về vấn đề này, Đoàn thanh tra thấy rằng để đảm bảo tính an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch tránh tình trạng giả mạo nhân thân của các bên tham gia giao dịch, cần sửa đổi Luật Công chứng và đưa chế định bắt buộc điểm chỉ vào hợp đồng giao dịch để đảm bảo tính an toàn pháp lý cho hợp đồng giao dịch.

2.4.7. Về chữ viết trong văn bản công chứng và việc sửa lỗi kỹ thuật

Điều 40 và Điều 43 Luật Công chứng đã quy định khá cụ thể, rõ ràng về chữ viết trong văn bản công chứng và việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng. Tuy nhiên, quá trình tổ chức thực hiện nhiều tổ chức hành nghề công chứng vẫn vi phạm. Cụ thể:

- Một số hợp đồng giao dịch, đặc biệt là hợp đồng thế chấp tài sản của Phòng Công chứng số 7, Phòng Công chứng số 9; Văn phòng công chứng Hoàng Cầu, Kinh Đô còn nhiều chỗ trống; Ngoài ra, một số hợp đồng của Phòng Công chứng số 2, số 5, số 6, số 9; Văn phòng công chứng Đống Đa, Hoàng Cầu, Thái Hà, Tuệ Tĩnh, Vạn Xuân vẫn còn lỗi kỹ thuật như: nhầm tên, sai tên; ghi nhầm vợ thành chồng; ghi nhầm ngày chết; ghi nhầm ôtô thành nhà; ghi nhầm bên thế chấp thành bên vay hoặc hợp đồng không có ngày, tháng.

- Ngoài Phòng công chứng số 2, số 4, số 5 và Văn phòng công chứng Thăng Long, các tổ chức hành nghề công chứng còn lại việc sửa lỗi kỹ thuật tại một số văn bản công chứng chưa được thực hiện đúng theo quy định tại Điều 43 Luật Công chứng như viết đè, viết chèn, dùng bút xóa, cắt một đoạn văn bản dán đè lên phần có lỗi để sửa lỗi. Thậm chí, hồ sơ số 915/2010/HĐMB của Phòng Công chứng số 4 và hồ sơ của Phòng công chứng số 9 sửa lỗi liên quan đến quyền và nghĩa vụ của người tham gia hợp đồng, giao dịch.

2.4.8. Về sửa đổi hợp đồng, giao dịch

Trình tự thủ tục cũng như thẩm quyền sửa đổi hợp đồng, giao dịch được quy định cụ thể tại Điều 44 Luật Công chứng. Còn việc sửa đổi hợp đồng, giao dịch được quy định cụ thể tại Điều 423 Bộ Luật dân sự

Một số hồ sơ của Phòng công chứng số 1; Văn phòng công chứng Hoàng Cầu và Văn phòng công chứng Kinh Đô sửa đổi hợp đồng giao dịch không đúng quy định của Luật Công chứng, cụ thể đã sử dụng hình thức đính chính hợp đồng thay bằng việc sửa đổi hợp đồng.

2.4.9. Một số vi phạm khác

- Ngoài các sai phạm nêu trên, một số hồ sơ của Phòng công chứng số 7  có đối tượng của hợp đồng, giao dịch không đúng với giấy tờ sở hữu, sử dụng. Cụ thể, một số hợp đồng mua bán nhà, đất trên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất chỉ ghi mảnh đất được giao dịch, nhưng hợp đồng giao dịch ngoài mảnh đất còn ghi cả nhà trên đất.

- Một số hồ sơ bán đấu giá tài sản được công chứng viên Phòng công chứng số 2 công chứng thiếu biên bản định giá tài sản; địa chỉ trụ sở công ty bán đấu giá tài sản không khớp với địa chỉ ghi trên giấy phép đăng ký kinh doanh và có hai hồ sơ bán đấu giá có cùng số công chứng.

- Một số hồ sơ công chứng của Phòng công chứng số 2, số 5, số 6 và số 8 đại diện ủy quyền của ngân hàng ký hợp đồng thế chấp tài sản trong đó có điều khoản cho vay quá hạn mức cho phép (vượt quá phạm vi được ủy quyền).

2.4.10.  Một số hành vi vi phạm pháp luật nghiêm trọng

Đoàn thanh tra đã phát hiện 04 hồ sơ công chứng có nội dung, hợp đồng, giao dịch vi phạm pháp luật. Cụ thể:

- Hợp đồng số 1320/2009/HĐTC của Phòng Công chứng số 9 vi phạm Điều 37 Luật Công chứng về thẩm quyền công chứng.

- Hợp đồng số 1351/2009/HĐTC của Phòng Công chứng số 9 đã vi phạm khoản 1 Điều 144 Bộ Luật Dân sự. Cụ thể, tại Hợp đồng này, người được ủy quyền đã ký hợp đồng thế chấp tài sản với ngân hàng để cho bên thứ ba do chính mình làm đại diện ủy quyền vay vốn. Mặt khác, Tài sản thế chấp thể hiện trong hợp đồng là giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Điều này, vô hình chung đã làm sai lệch bản chất của hợp đồng giao dịch.

- Văn bản từ chối nhận tài sản thừa kế số 830/2010 và 831/2010, vi phạm Điều 642 Bộ Luật dân sự và điểm b, khoản 2, điều 20 Nghị định số 60/2009/NĐ-CP. Trường hợp này, ngoài việc yêu cầu huỷ giao dịch, Đoàn thanh tra đã lập biên bản vi phạm hành chính và đề nghị Chánh Thanh tra ra Quyết định xử phạt.

Tại Điều 12 Luật Công chứng đã quy định nghiêm cấm công chứng viên thực hiện công chứng trong trường hợp mục đích và nội dung của hợp đồng, giao dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội. Dó đó, Đoàn thanh tra đã yêu cầu các công chứng viên thực hiện công chứng các hợp đồng, giao dịch trên phải tiến hành các thủ tục cần thiết để huỷ ngay các hợp đồng, giao dịch.

Một số hồ sơ bán đấu giá tài sản được công chứng viên Phòng công chứng số 1 và số 2 ký vào Hợp đồng bán đấu giá tài sản trước khi tổ chức bán đấu giá hoặc trước khi phiên đấu giá kết thúc. Đoàn Thanh tra đã yêu cầu rà soát lại toàn bộ các hợp đồng bán đấu giá tài sản để sửa lỗi kỹ thuật, kịp thời khắc phục và không để thông tin tiết lộ ra bên ngoài sẽ gây hậu quả pháp lý tương tự như vụ 36 Nguyễn Thị Diệu – Tp Hồ Chí Minh.

 3. Về việc thu - chi phí công chứng, thù lao công chứng

Hầu hết các tổ chức hành nghề công chứng được thanh tra đều chấp hành tương đối tốt quy định của pháp luật về kết toán, thống kê, về thuế, về thu, chi phí công chứng, thù lao công chứng, về quản lý, sử dụng các khoản thu này như: Thực hiện việc mở sổ sách kế toán đầy đủ theo chế độ quy định, hạch toán rõ ràng, dễ xem, đáp ứng được yêu cầu quản lý, tương đối thuận lợi cho công tác thanh tra, kiểm tra. Hầu hết các các khoản thu, chi đều được lập hóa đơn, chứng từ đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ. Thực hiện tốt việc lập báo cáo quyết toán.

Tuy nhiên, vẫn còn tổ chức hành nghề công chứng chấp hành chưa tốt quy định của pháp luật về thu, chi, quản lý và sử dụng phí công chứng và thù lao công chứng. Cụ thể:

- Phòng công chứng số 7 đã không tiến hành mở sổ sách và hạch toán kế toán theo quy định như: Không mở sổ cái, sổ chi tiết hoạt động…; Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi được lập hết sức sơ sài, không đóng dấu giáp lai, không có chữ ký của chủ tài khoản; Mặc dù đơn vị có lập chứng từ thu phí công chứng và thù lao công chứng theo quy định, nhưng việc ghi chứng từ không khoa học nên rất khó theo dõi, kiểm tra, kiểm soát và việc hạch toán cũng không theo quy định. Toàn bộ chứng từ thu phí công chứng và thù lao công chứng của 01 tháng được kế toán tập hợp thành 02 tập (01 tập chứng từ thu phí và 01 tập chứng từ thu thù lao công chứng) bên ngoài mỗi tập chứng từ có ghi tổng số tiền thu được của tháng, trên cơ sở số tiền đó, kế toán thực hiện việc ghi sổ mà không có bảng kê chi tiết kèm theo. Chính việc theo dõi như vậy, nên do thời gian có hạn Đoàn thanh tra không thể kết luận được Phòng Công chứng số 7 có để ngoài sổ sách các khoản thu từ nguồn phí công chứng và thù lao công chứng hay không. Mặt khác, qua kiểm tra xác suất một số chứng từ thu phí công chứng tại Phòng công chứng số 7 cho thấy, mặc dù các việc công chứng được kiểm tra đều được đơn vị thực hiện việc thu phí, nhưng có một số vụ việc mức thu phí công chứng không đúng với quy định tại Thông tư số 91/2007/TTLT- BTP-BTC của liên Bộ, Bộ Tư pháp và Bộ Tài chính về việc thu phí công chứng.

Và điều đáng nói là những thiếu sót, sai phạm này đã được Đoàn Thanh tra công chứng của Bộ nhắc nhở và yêu cầu phải nghiêm túc kiểm điểm, khắc phục những thiếu sót sai phạm. Cũng như, kiểm điểm trách nhiệm đối với cá nhân có liên quan trong việc tổ chức thực hiện, lãnh đạo, chỉ đạo điều hành.

- Văn Phòng Công chứng Thăng Long: Qua thanh tra cho thấy mặc dù đơn vị đã thực hiện nghiêm túc quy định của pháp luật về mở sổ sách kế toán, đã hạch toán kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên, việc Văn phòng công chứng Thăng Long chi tiền hoa hồng soạn thảo văn bản, phôtô tài liệu, thu thập tài liệu cho Ngân hàng Techcombank và Habubank theo tỷ lệ % trên doanh thu thực hiện và hạch toán khoản chi này vào chi phí theo Đoàn Thanh tra là chưa hợp lý và việc làm này, vô hình chung đã tạo ra sự cạnh tranh không lành mạnh giữa các Tổ chức hành nghề công chứng. Việc Văn phòng Công chứng Thăng Long cho rằng theo quy định của pháp luật, Văn phòng Công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty hợp danh nên việc chi thù lao công chứng cho ngân hàng là hợp lý và phù hợp với mô hình quản lý tài chính của Văn phòng công chứng là không thể chấp nhận được. Đoàn Thanh tra đã yêu cầu Văn phòng công chứng Thăng long phải chấm dứt ngay các khoản chi trên.

4. Về việc giải quyết khiếu nại, tố cáo

Qua thanh tra cho thấy, kể từ khi thực hiện Luật Công chứng cho đến nay số lượng các vụ việc khiếu nại, tố cáo về công chứng không nhiều. Hầu hết các vụ việc khiếu nại đều đơn giản và nội dung chủ yếu là khiếu nại việc từ chối công chứng. Cho đến nay, các vụ việc khiếu nại này đã được các tổ chức hành nghề công chứng giải quyết dứt điểm. Ngoài ra, có một số vụ việc khiếu nại các bên tham gia giao dịch giả mạo giấy tờ. Cá biệt, tại Văn phòng công chứng Đống Đa trong quá trình chuyển đổi loại hình hoạt động từ Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập sang loại hình Văn phòng công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập, công chứng viên Cáp Văn Chinh có khiếu nại một số vấn đề. Hiện nay, vấn đề này đã được giải quyết dứt điểm.

Tuy nhiên, các vụ việc tố cáo lại tương đối phức tạp, hầu hết các vụ việc tố cáo đều liên quan đến việc giả mạo giấy tờ. Hiện nay, cơ quan điều tra  Công an thành phố Hà Nội đang thụ lý một số vụ việc. Đoàn Thanh tra đã làm việc với công chứng viên Hoàng Văn Sự (Phòng Công chứng số 5) và Điều tra viên của cơ qua cảnh sát điều tra tại 60 Trần Phú, nội dung vụ việc như sau:

Vụ việc tại Phòng công chứng số 5:

Vụ việc thứ nhất: Đối với Hợp đồng uỷ quyền ngày 21/5/2008, giữa bên uỷ quyền  ông Trần Văn Mạnh bà Nguyễn Thị Nương và bên được uỷ quyền Nguyễn Thu Hợp. Số công chứng 440/HĐUQ/2008, Quyển số 01TP/C SCC/HĐGD. 

Khi tiếp nhận hồ sơ, ông Hoàng Văn Sự là Công chứng viên đồng ý cho sử dụng CMND của ông Mạnh là bản photocoppy, nhưng không có bản chính để đối chiếu và cho các bên tham gia ký hợp đồng ủy quyền ký tên, điểm chỉ vào bản hợp đồng. Theo tài liệu điều tra các đối tượng đã photocopy mặt trước CMND của ông Mạnh (có dán ảnh của Nguyễn Toàn người đóng giả ông Mạnh), photocopy mặt sau CMND của anh Toàn ghép thành CMND của ông Mạnh để đưa vào hồ sơ công chứng (mặt sau CMND có dấu vân tay của anh Toàn). Ông Hoàng Văn Sự khai đã đồng ý cho ông Mạnh sử dụng CMND phôtôcoppy, nhưng yêu cầu phải có Giấy khai sinh của con ông Mạnh và bà Nương để đưa vào hồ sơ. Ông Sự đã không lường trước được Hạnh, Hợp, Nương đã thuê người đóng giả ông Mạnh để ký hợp đồng.

Như vậy, khi tiến hành công chứng Hợp đồng uỷ quyền này, công chứng viên đã bỏ qua nguyên tắc xác định nhân thân của người yêu cầu công chứng, không yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình CMND nên đã công chứng không đúng với quy định của pháp luật. Hợp đồng uỷ quyền là trái pháp luật phải được huỷ bỏ.

Vụ việc thứ hai: Đối với Hợp đồng uỷ quyền, số công chứng: 782/HĐUQ/2007 Quyển số: 01 TP/C SCC/HĐGD ngày 07/8/2007, giữa bên uỷ quyền ông Lê Mạnh Tuấn, bà Phương Thị Thuyên và bên được uỷ quyền Vũ Thị Minh Hoà. Phạm vi uỷ quyền:

Tài sản uỷ quyền: địa chỉ thửa đất tại Tổ 4 cụm 1, phường Xuân La, quận Tây Hồ, Hà Nội, theo Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất số AB 399092 hồ sơ gốc số 619/2005/QĐ - UB/62/2005 do UBND quận Tây Hồ cấp ngày 28/6/2005. Tài sản gắn liền với đất là nhà xây 1 tầng, diện tích 28m2, diện tích sử dụng 24m2

Nội dung uỷ quyền: đem thế chấp hoặc thế chấp cho bên thứ 3 theo qui định của pháp luật, để làm thủ tục vay vốn Ngân hàng và các cơ quan tổ chức tín dụng.

Khi tiếp nhận hồ sơ công chứng, không có CMND của ông Tuấn mà chỉ có đơn đề nghị cấp lại CMND mang tên Lê Mạnh Tuấn có xác nhận của Công an phường Xuân La. Khi tiến hành công chứng Hợp đồng uỷ quyền này, công chứng viên cũng đã bỏ qua nguyên tắc xác định nhân thân, không có CMND nên đã công chứng không đúng với người ủy quyền. Hợp đồng uỷ quyền là trái pháp luật phải được huỷ bỏ.

Vụ việc thứ 3: Đối với Hợp đồng uỷ quyền, số công chứng: 703/HĐUQ/2007 Quyển số: 01 TP/C SCC/HĐGD ngày 9/8/2007, giữa bên uỷ quyền ông Lê Mạnh Tuấn, bà Phương Thị Thuyên và bên được uỷ quyền Vũ Thị Minh Hoà. Phạm vi uỷ quyền:

Tài sản uỷ quyền: địa chỉ thửa đất tại Tổ 4 cụm 1, phường Xuân La, quận Tây Hồ, Hà Nội, theo Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất số AB 399092 hồ sơ gốc số 619/2005/QĐ - UB/62/2005 do UBND quận Tây Hồ cấp ngày 28/6/2005. Tài sản gắn liền với đất là nhà xây 1 tầng, diện tích 28m2

Nội dung uỷ quyền: đem chuyển nhượng, thế chấp hoặc thế chấp cho bên thứ 3 theo qui định của pháp luật, để làm thủ tục vay vốn Ngân hàng và các cơ quan tổ chức tín dụng.

Trên hợp đồng ghi rõ bên uỷ quyền là ông Lê Mạnh Tuấn mất CMND có xác nhận của Công an phường Xuân La, Công chứng viên xác định nhân thân không đúng pháp luật, hợp đồng giao kết không đúng người yêu cầu công chứng.

Hợp đồng này đã giao kết không đúng người yêu cầu công chứng nên phải được huỷ bỏ.

  Ngoài ra, còn một số vụ việc tranh chấp, như: Yêu cầu giải quyết hợp đồng mua bán nhà và chuyển nhượng quyền sử dụng đất số 177.2010/MBN công chứng ngày 26/2/2010; Yêu cầu giải quyết về Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất số 254.2010/CNQSDĐ do công chứng viên Văn phòng công chứng Thái Hà thực hiện. Vụ việc này đang được Toà án giải quyết.

Qua nghiên cứu các quy định của Luật Công chứng về vấn đề khiếu nại công chứng cho thấy quy định này có nhiều điểm không phù hợp. Cụ thể:

Theo quy định tại Điều 63 Luật Công chứng, người yêu cầu công chứng có quyền khiếu nại về việc từ chối công chứng khi có căn cứ cho rằng việc từ chối đó là trái pháp luật, xâm phạm đến quyền và lợi ích hợp pháp của mình và việc giải quyết khiếu nại đối với vấn đề này được Trưởng Phòng công chứng và Trưởng Văn phòng công chứng thực hiện (lần 1); Giám đốc Sở Tư pháp giải quyết lần 2.

Tuy nhiên, theo quy định hiện hành thì công chứng viên của Phòng Công chứng là viên chức nhà nước nên bất cứ hành vi nào của công chứng viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình (không chỉ hành vi từ chối công chứng) đều được coi là hành vi hành chính và đều bị khiếu nại. Trình tự thủ tục cũng như thẩm quyền giải quyết được thực hiện theo Luật Khiếu nại, tố cáo và các văn bản hướng dẫn thi hành. Do vậy, nếu quy định như Điều 63 thì cùng là hành vi hành chính bị khiếu nại, nhưng cách giải quyết lại khác nhau. Hơn nữa, việc quy định như điều 63 hiện nay làm cho nhiều người hiểu là chỉ hành vi từ chối công chứng mới bị người yêu cầu công chứng khiếu nại, còn các hành vi khác không được khiếu nại. Do đó cần sửa đổi và bổ sung chương giải quyết khiếu nại, tố cáo vào Luật Công chứng .

IV. MỘT SỐ HẠN CHẾ, BẤT CẬP PHÁT HIỆN QUA THANH TRA VÀ  KIẾN NGHỊ CỦA ĐOÀN THANH TRA 

1. Một số vướng mắc, bất cập

Qua thanh tra công tác công chứng tại Hà Nội thấy nổi lên một số vướng mắc, bất cập sau:

1.1. Về thể chế

Luật Công chứng năm 2006 được ban hành, qua hơn 03 năm thực hiện đã bắt đầu bộc lộ nhiều vướng mắc, bất cập, cần phải được nghiên cứu sửa đổi. Cụ thể:

- Về điều kiện thành lập Văn phòng công chứng và tiêu chuẩn bổ nhiệm công chứng viên: Thực tế quá trình thực hiện luật Công chứng trong thời gian qua cho thấy đây là công việc đặc thù chứa đựng không ít rủi ro và để có một Văn phòng công chứng với đầy đủ trang thiết bị đáp ứng được yêu cầu công chứng của công dân ngoài việc phải có đội ngũ công chứng viên chuyên nghiệp với trình độ hiểu biết pháp luật về đất đai, nhà ở, dân sự, kinh tế...có tâm với nghề thì cũng cần phải có một số vốn nhất định để mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác và phải có một khoản kinh phí đề phòng rủi ro. Tuy vậy, vấn đề này được Luật Công chứng quy định quá dễ dãi. Do vậy, Đoàn thanh tra đề nghị Bộ Tư pháp có hướng dẫn cụ thể về vấn đề này.

- Về các trường hợp miễn đào tạo nghề công chứng: Theo quy định hiện hành có quá nhiều đối tượng được miễn đào tạo nghề công chứng, trong khi đó những người đã từng là công chứng viên lại không được miễn đào tạo nghề, do đó cần sửa đổi bổ sung Luật Công chứng theo hướng loại bỏ bớt các đối tượng được miễn đào tạo nghề công chứng nhưng đặc cách bổ nhiệm công chứng viên cho người đã từng là công chứng viên.

- Cần bổ sung khoản 2, Điều 20 của Luật Công chứng là: “Công chứng  chứng viên bị miễn nhiệm khi Bộ trưởng Bộ Tư pháp xem xét và kết luận việc bổ nhiệm công chứng viên là không đúng tiêu chuẩn theo Điều 13 hoặc thuộc những trường hợp không được bổ nhiệm công chứng viên theo Điều 19 của Luật Công chứng”.

- Về phí công chứng: Đoàn thanh tra cho rằng mức phí công chứng hiện tại là phù hợp (tối đa là 10 triệu đồng/01 hợp đồng) vì mặt bằng giá cả thị trường đã cao hơn thời điểm ban hành Thông tư 91, hơn nữa đối với những hợp đồng có giá trị giao dịch càng lớn thì trách nhiệm pháp lý của công chứng viên càng cao (kể cả trách nhiệm bồi thường).

- Về bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp: Luật Công chứng mới chỉ quy định Văn phòng công chứng phải mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình, trong khi đó không chỉ hoạt động của công chứng viên Văn phòng mới gây ra rủi ro mà hoạt động của công chứng viên các Phòng công chứng cũng có thể gây ra rủi ro.

- Một số quy định chưa có hướng dẫn cụ thể như: Vấn đề từ chối công chứng; Phiếu yêu cầu công chứng; Sổ công chứng; Công chứng ngoài trụ sở; ...

- Về nghiệp vụ công chứng, hiện nay, ngoài một số Công văn hướng dẫn nghiệp vụ như:  Công văn số 257/BTP-HCTP ngày 09/5/2007 v/v công chứng hợp đồng thế chấp tài sản hình thành trong tương lai; Công văn số 3744/BTP-HCTP ngày 04/9/2007 v/v công chứng giao dịch bảo đảm; Công văn số 3834/BTP-HCTP ngày 10/9/2007 về nghiệp vụ công chứng... chưa có văn bản pháp quy nào hướng dẫn cụ thể về vấn đề này.

- Về công chứng hợp đồng ủy quyền: Hiện nay, việc công chứng hợp đồng ủy quyền liên quan đến ôtô và bất động sản rất nhiều. Hầu hết các trường hợp có nội dung là ủy quyền toàn quyền quản lý, sử dụng, thế chấp, chuyển nhượng, cho tặng tài sản. Điều đó tiềm ẩn rất nhiều rủi ro và rất dễ bị các bên lợi dụng để mua bán tài sản nhằm trốn tránh nghĩa vụ nộp thuế đối với nhà nước mà Công chứng viên không có quyền từ chối thực hiện. Do đó trước khi ký vào lời chứng thì công chứng viên phải giải thích rõ cho người ủy quyền biết nội dung ủy quyền, khả năng rủi ro có thể xảy ra khi ủy quyền định đoạt tài sản. Để đảm bảo chặt chẽ thì cần thực hiện 02 việc sau:

+ Bổ sung vào lời chứng nội dung: “Công chứng viên đã giải thích đầy đủ nội dung ủy quyền và các khả năng xảy ra rủi ro khi ủy quyền địch đoạt tài sản cho bên ủy quyền và bên được ủy quyền. Cả hai bên đã hiểu rõ và hoàn toàn tự nguyện thỏa thuận nội dung hợp đồng nêu trên và tự chịu trách nhiệm về hậu quả pháp lý khi có tranh chấp xảy ra”.

+ Bổ sung vào phần bên ủy quyền ký  (phía trên chữ ký của người ủy quyền) với nội dung sau: “ Tôi đã nghe rõ và hiểu đầy đủ nội dung giải thích của Công chứng viên về nội dung ủy quyền và các khả năng xảy ra rủi ro khi ủy quyền địch đoạt tài sản. Tôi đã hiểu rõ và hoàn toàn tự nguyện thỏa thuận nội dung hợp đồng nêu trên và tự chịu trách nhiệm về hậu quả pháp lý khi có tranh chấp xảy ra”.

- Về khiếu nại, hiện nay còn nhiều bất cập như đã đề cập ở mục 4 phần III.

- Một số quy định của Luật Công chứng và các văn bản có liên quan còn mâu thuẫn chồng chéo.

- Chưa có hướng dẫn cụ thể về việc thông báo khai nhận di sản tại địa phương có di sản để lại vì hiện nay còn có nhiều cách hiểu khác nhau và áp dụng khác nhau. Có nơi thì vẫn niêm yết thông báo theo Nghị định 75/CP trong thời hạn 30 ngày nhưng có tổ chức hành nghề công chứng lại không niêm yết thông báo vì cho rằng Luật Công chứng không quy định phải  niêm yết.

- Về nội dung giấy xác nhận tình trạng hôn nhân hiện nay đang áp dụng theo 02 quan điểm:

+ Quan điểm 1: Chỉ cần xác nhận tình trạng hôn nhân ở giai đoạn sát ngay thời điểm ký hợp đồng giao dịch vì có công văn hướng dẫn của Vụ Hành chính Bộ Tư pháp về nội dung thực hiện như trên.

+ Quan điểm 2: Phải xác nhận tình trạng hôn nhân ở tất cả các giai đoạn, ở các nơi cư trú vì công văn hướng dẫn của Vụ Hành chính Bộ Tư pháp chỉ sử dụng đối với trường hợp người yêu cầu xác nhận dùng để đăng ký kết hôn, còn giao dịch có liên quan đến tài sản thì vẫn phải xác nhận đầy đủ từ khi đủ tuổi kết hôn đến thời điểm giao kết hợp đồng.

Theo Đoàn Thanh tra thì mục đích chính  của công chứng viên là phải xác định rõ tài sản thuộc sở hữu chung hay riêng nên có nhiều phương pháp để xác minh vấn đề này, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là một căn cứ quan trọng nên để đảm bảo an toàn pháp lý cần thực hiện theo quan điểm 2.

- Cần hướng dẫn cụ thể các trường hợp được công chứng ngoài trụ sở vì hiện tượng công chứng ngoài trụ sở vẫn tràn lan và không nêu lý do cụ thể hoặc không có lý do. Đặc biệt, có nhiều trường hợp công chứng viên giao cho nhân viên đi lấy chữ ký của khách hàng và kiểm tra hồ sơ. Trong trường hợp này chưa đảm bảo an toàn pháp lý vì nhân viên đã toàn quyền thay mặt công chứng viên để xác định: nhân thân người yêu cầu công chứng, năng lực hành vi của người yêu cầu công chứng, hồ sơ giấy tờ gốc về quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản.

- Trong thực tế việc công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng phải điểm chỉ vào hợp đồng là rất khó khăn vì Luật công chứng không bắt buộc. Đoàn Thanh tra đề nghị các tổ chức hành nghề công chứng phải trang bị thiết bị kỹ thuật kiểm tra, chụp sao lưu vân tay trong hồ sơ công chứng để xác định rõ nhân thân mà người yêu cầu công chứng không cần phải điểm chỉ vào văn bản.

- Cần xây dựng cơ sở dữ liệu thống nhất toàn quốc trong lĩnh vực công chứng để kiểm tra, đối chiếu tài sản đã mang ra giao dịch, phòng ngừa hiện tượng lừa đảo, một tài sản mang đi giao dịch nhiều loần ở nhiều nơi.

1. 2. Về tổ chức thực hiện

- Trong 03 năm vừa qua, cùng với các Phòng công chứng các Văn phòng công chứng đã không ngừng được hoàn thiện và đã giải quyết được một số lượng lớn vụ việc công chứng, đáp được cơ bản yêu cầu công chứng của công dân. Tuy nhiên, việc quy hoạch phát triển nghề công chứng còn hạn chế, nên chỉ trong một thời gian ngắn đã có 42 Văn phòng công chứng được thành lập lại được phân bổ chủ yếu ở các quận nội thành Hà Nội. Do đó, đã có hiện tượng cạnh tranh không lành mạnh giữa các tổ chức hành nghề công chứng nhằm thu hút khách hàng. Mặt khác, do việc phân bố không đều nên ở những vùng xa trung tâm, việc yêu cầu công chứng của cá nhân, công dân, tổ chức đã phần nào gặp khó khăn.

- Các tổ chức hành nghề công chứng chưa thực sự tuân thủ các quy định pháp luật về công chứng, tình trạng vi phạm của các tổ chức là khá nhiều. Tuy nhiên, đa số các vi phạm chưa đến mức phải hủy hợp đồng, giao dịch.

 - Chưa có sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan Tài nguyên môi trường, Văn phòng đăng ký nhà đất, Cơ quan giao dịch bảo đảm, Cơ quan thuế, Cơ quan công chứng. Do vậy, đã phần nào gây khó khăn cho người yêu cầu công chứng khi thực hiện các giao dịch tại các cơ quan khác có liên quan.

- Hiện nay, mặc dù UBND thành phố Hà Nội đã có Quyết định phân định thẩm quyền công chứng các hợp đồng, giao dịch trên địa bàn thành phố Hà Nội, theo đó, các giao dịch về bất động sản trước đây do UBND cấp xã thực hiện được chuyển giao sang cho tổ chức hành nghề công chứng. Nhưng hiện nay, vẫn còn một số huyện chưa nghiêm túc thực hiện vấn đề này như huyện Mê Linh, Sóc Sơn.

- Do quá dễ dãi trong tiêu chuẩn, cũng như điều kiện bổ nhiệm công chứng viên nên trình độ của các công chứng viên không đồng đều. Rất nhiều công chứng viên (của Văn phòng công chứng) là cán bộ đã nghỉ hưu nên việc tổ chức, điều hành hoạt động công chứng phần nào hạn chế.

- Việc cấp thẻ công chứng viên còn chậm nên gây khó khăn cho người hành nghề công chứng và người có thẩm quyền không thể xử phạt theo hình thức xử phạt tước thẻ công chứng viên (do đó làm vô hiệu chế tài nghiêm khắc, mang nặng tính răn đe này)

- Hiểu biết pháp luật nói chung và pháp luật về công chứng nói riêng của một bộ phận nhân dân còn hạn chế. Người dân do không hiểu rõ các thủ tục công chứng nên đã gây khó khăn, bức xúc cho các công chứng viên và các nhân viên của tổ chức hành nghề công chứng. Do vậy, cần phải tăng cường các biện pháp tuyên truyền pháp luật cho nhân dân.

2. Kiến nghị

Trên cơ sở kết quả thanh tra nêu trên Đoàn Thanh tra kiến nghị:

2.1. Lãnh đạo Bộ Tư pháp

- Chỉ đạo Vụ Bổ trợ Tư pháp tiến hành rà soát toàn bộ các quy định của pháp luật về công chứng, đất đai, dân sự, giao dịch bảo đảm, nhà ở...liên quan đến nghiệp vụ công chứng nhằm phát hiện ra những vấn đề còn chồng chéo, kiến nghị với cơ quan có thẩm quyền sửa đổi cho phù hợp.

- Sớm ban hành Thông tư hướng dẫn về nghiệp vụ công chứng có tham khảo đến nội dung những vướng mắc, bất cập vừa nêu trên.

- Sớm có chỉ dạo, hưóng dẫn xây dựng đề án quy hoạch, phát triển các tổ chức hành nghề công chứng và hướng dẫn thành lập hiệp hội công chứng.

- Sớm cấp thẻ công chứng viên để tạo điều kiện thuận lợi cho công chứng viên khi hành nghề.

2.2. Sở Tư pháp thành phố Hà Nội

- Tổ chức kiểm điểm rút kinh nghiệm sâu sắc đối với Phòng công chứng số 9, Phòng công chứng số 7 về những sai phạm nghiêm trọng đã nêu trên,  kiện toàn tổ chức và có hình thức kỷ luật thỏa đáng đối với các cán bộ sai phạm.

- Kiến nghị với Lãnh đạo thành phố chỉ đạo các cơ quan nhà đất, thuế, giao dịch bảo đảm...ban hành thủ tục thống nhất nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức hành nghề công chứng và công dân.

- Kiến nghị với UBND thành phố chỉ đạo các huyện thực hiện nghiêm túc Quyết định số 5434/QĐ-UBND  ngày...của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội.

- Thường xuyên tiến hành thanh tra, kiểm tra các tổ chức hành nghề công chứng và tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng.

- Có biện pháp luân chuyển công chứng viên của các Phòng Công chứng nhất là công chứng viên của Phòng công chứng số 8 và số 9 để họ có điều kiện học tập, trao đổi kinh nghiệm.

2.3. Đối với các tổ chức hành nghề công chứng

Văn phòng công chứng Thăng Long, Văn phòng Công chứng Đống Đa phải nghiêm túc thực hiện Quyết định xử phạt vi phạm hành chính của Chánh Thanh tra Bộ.

Các tổ chức hành nghề công chứng phải nghiêm túc kiểm điểm, rà soát, tự chấn chỉnh, rút kinh nghiệm, chấm dứt ngay các hành vi sai phạm và tiến hành ngay các biện pháp cần thiết để khắc phục những thiếu sót, vi phạm mà Đoàn thanh tra đã chỉ ra và gửi báo cáo kết quả về việc tự chấn chỉnh, khắc phục các sai phạm về Thanh tra Bộ để Thanh tra Bộ có tài liệu tham khảo phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện kết luận thanh tra.

Trên đây là một vài kinh nghiệm được rút ra qua đợt thanh tra chuyên ngành trong lĩnh vực công chứng tại thành phố Hà Nội, chúng tôi xin nêu ra để quý đọc giả cùng tham khảo, rất mong tiếp nhận những ý kiến phản hồi, trao đổi của đồng chí, đồng nghiệp để cùng nhau xây dựng nghiệp vụ cho Ngành ngày càng hoàn thiện hơn. Mọi chia sẻ thông tin, kiến thức hoặc hỏi đáp, thắc mắc về nghiệp vụ thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo xin liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ của tác giả: Hoàng Quốc Hùng - Thanh tra Bộ Tư pháp, Tel: 8231127 & 0913001513 & Email: Hunghq@moj.gov.vn./.